Il tema del check-in automatico per B&B ed hotel è sempre più richiesto dai clienti che apprezzano questo servizio.
In questo articolo voglio rispondere ai dubbi che alcuni mi hanno inviato tramite email su come funziona il check-in automatico e su come è possibile incentivarlo.
Come sapete io lavoro in un hotel con 80 camere, tuttavia mi confronto spesso con colleghi che gestiscono soluzioni più piccole come B&B, appartamenti e case vacanze che hanno implementato il check-in automatico con profitto.
Il processo di check-in dell’hotel e le aspettative degli ospiti
Il processo di check-in in hotel ha una routine piuttosto storica che dura ancora oggi.
Generalmente il processo di check-in in struttura è:
- L’ospite arriva e si dirige alla reception/front desk
- L’ospite fornisce il documento e viene inserita l’anagrafica nel pms
- Il personale della reception offre all’ospite un’introduzione dei servizi offerti
- L’ospite “prende nota dei servizi e dei regolamenti”
- All’ospite viene consegnata la chiave per entrare nel proprio alloggio
- I bagagli vengono portati in camera dall’ospite o dal personale dell’hotel
- L’ospite può finalmente godersi il soggiorno
Questo processo è così da anni, ma siamo sicuri che non possa essere migliorato in qualche modo?
Siamo sicuri che ci sia davvero bisogno di tutti questi passaggi? Anche in considerazione del fatto che molte strutture NON permettono il check-in dopo un determinato orario? (ad esempio di notte).
Ecco perché ritengo che il check-in automatico permette di velocizzare le operazioni di check-in, permettendo all’ospite e al personale del front desk di risparmiare tempo.
I vantaggi del check-in automatico per B&B ed hotel
Grazie ai sistemi automatizzati di check in è possibile risparmiare tempo all’arrivo: ogni ospite effettua la registrazione comodamente da casa (così come fanno le compagnie aeree da anni) e consente al personale addetto alla reception di guadagnare tempo e di fare subito un’ottima impressione sul cliente (in questo mi aiuta anche Qualitando).
I vantaggi nel permettere il check-in automatico sono diversi:
- è comodo per l’ospite che conosce questa pratica
- riduce le code nella hall, specialmente nei periodi di alta stagione con clientele business
- riduce il carico di lavoro del personale
- migliora l’esperienza degli ospiti
Come può un hotel incentivare il check-in automatico
In tutto questo tira mola del check-in automatico e quant’altro voglio essere chiaro su una cosa:
Nessuna app sostituirà mai il check-in di un receptionist.
Tuttavia quello che possiamo fare è di semplificare le procedure del check-in, magari incentivando il check-in online.
Slope, il software gestionale che utilizzo in struttura permette di inviare una mail di pre-stay automatica 3 giorni prima dell’arrivo in struttura dell’ospite in cui gli si chiede di inserire i dati delle persone che soggiorneranno.
Così facendo quando l’ospite arriva in struttura la registrazione è più veloce, in quanto andiamo a fare soltanto una verifica del documento d’identità, snellendo così le procedure burocratiche e dedicando più tempo di qualità all’ospite.
Questa per me è sana innovazione!!!
Self Check-in automatico per B&B: app da provare
Cosa fare nel caso di un B&B o di un appartamento?
Il discorso è diverso quando invece parliamo di B&B, case vacanza ed appartamenti dove per check-in automatico intendiamo l’assenza di una persona che fornisca le chiavi e che richieda documenti.
In questo caso ho avuto modo di provare alcune app che potrebbero fare al caso di B&B ed appartamenti vari, specialmente per chi vuole effettuare un check-in notturno.
Le app che ho avuto modo di valutare e discutere con i colleghi sono 2:
- Vikey
- Keesy
Entrambe sono delle soluzione integrate, hardware e software, per gestire da remoto ogni aspetto dell’accoglienza degli ospiti.
Le soluzione integrata di Vikey e Keesy comprende il servizio hardware e software, grazie al quale gli ospiti, dopo aver effettuato il check-in online, vanno a ricevere le “chiavi virtuali” direttamente sul proprio
smartphone e possono aprire le porte della struttura.
Nei commenti fatemi sapere cosa ne pensate!

Mi chiamo Roberto, lavoro come receptionist e sono da sempre appassionato di ospitalità ma anche di tecnologia e software, un po’ nerd.
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