Hotel 2000 va in pensione, tutte le cose che mi sono perso

Per me Hotel 2000 ha rappresentato quasi 15 anni di lavoro in reception in varie strutture, tuttavia siccome tutto ha una fine, anche per Hotel 2000 è arrivato il tempo di dirsi addio. 

Ma partiamo dall’inizio. 

Hotel 2000 va in pensione!

Circa un annetto fa (fine 2019), parlando con alcuni colleghi mi era stato riferito che Hotel 2000 sarebbe andato in pensione da lì a breve. 

Un po’ restio a credere a questa notizia ho parlato con una mia conoscenza nel supporto che mi ha confermato che a breve sarebbe stato dismesso per far spazio a nuovi gestionali che avevano in azienda. 

La notizia mi ha lasciato un po’ preoccupato perchè avendo lavorato per una vita con Hotel 2000 oramai ne padroneggiavo le diverse funzionalità e tramandando i suoi pulsanti più o meno segreti agli stagionali anno dopo anno.

Il dubbio che mi è venuto era: sarei stato in grado di apprendere le funzionalità di un nuovo software gestionale?

Sarei riuscito ad operare nel quotidiano con la stessa dimestichezza con cui li facevo ora?

Come avrei spostato tutti i dati dal sistema attuale al nuovo?

Una volta sedimentato questo turbinio di pensieri ho passato un’intera giornata a googlare alla ricerca di un nuovo software gestionale per hotel che potesse fare al caso mio.

Era da un bel po’ che non cercavo soluzioni gestionali e me ne sono usciti fuori tanti, tutti apparentemente molto simili tra loro.

Volevo capire le differenze dei vari software e schermata dopo schermata, video dopo video, ho iniziato a convincermi che là fuori c’era un mondo e che Hotel 2000 forse non era più adatto al modo di lavorare nel 2020…

Il cloud è probabilmente il più grande tra i cambiamenti, soprattutto perché questi nuovi gestionali in cloud hanno un altro passo in termini di usabilità e facilità d’uso.

Tuttavia molti di questi sono ancora molto semplici e acerbi.

Sul mercato ci sono parecchi software che sembrano essere stati sviluppati a metà, che mancano ancora di funzionalità cruciali di cui ti accorgi solo quando inizi a lavorarci seriamente con un software.

Per evitare brutte sorprese mi sono messo a provare quei software che mi convincevano di più (e che davano la possibilità di attivare un periodo di prova gratuita).

Lunga vita a Hotel 2000

Prima di raccontarvi cosa ho scelto e perchè, voglio però portare un po’ di rispetto ad Hotel 2000, alcune funzionalità mi erano ormai entrate sotto la pelle.

Funzioni che ho fatto centinaia di volte e che mi hanno aiutato in questi anni e quelle che invece mi hanno fatto mordere i gomiti.

Bei ricordi:

Velocità di inserimento delle prenotazioni sia di singolo che di gruppo.

Uno dei metodi più usati per inserire una prenotazione era cliccando su F7, successivamente si apriva un planning dove con il mouse era possibile definire l’intervallo della prenotazione. Semplice e diretto.

Un altro lato positivo era la possibilità di controllare le prenotazioni sempre con tasti veloci da tastiera.

Nel rack giornaliero venivano riportate a colpo d’occhio tutte le camere con relative tipologie e colori delle prenotazioni attive. 

Nel rack giornaliero si potevano controllare prenotazioni registrate completamente (colore verde) e quelle registrate parzialmente (colore rosso). 

Un ottimo metodo per avere una panoramica chiara di quello che era la situazione in struttura. 

Ricordi meno belli (molto meno):

Negli ultimi 2-3 il supporto iniziava a colare a picco e di questo mi dispiace perché non credo ci siano clienti di serie A e clienti di serie B.

Fortunatamente non avevamo particolare bisogno del supporto perché il software lo conoscevamo bene, ma quelle volte che serviva era un bel problema risolvere in tempi brevi.

Dal punto di vista operativo l’integrazione tra Hotel 2000 ed il sistema di fatturazione, oltre che essere cara, è stata abbastanza turbolenta. 

In alcuni periodi erano più le fatture che tornavano indietro che quelle che raggiungevano il destinatario. 

Un altro svantaggio era dato dalla difficoltà di utilizzo del gestionale.

Devo dire che il tempo di formazione del software gestionale era alta, specialmente per figure stagionali che hanno bisogno di essere operative in poco tempo e non c’è tutto questo tempo per formarle. 

L’intuitività è un aspetto che è stato determinante nell’attuale scelta del gestionale perché bisogna sempre avere ben chiara la situazione. 

Inoltre l’interfaccia video era ormai obsoleta, le icone operative poste nella barra del menù orizzontale erano poco intuitive per un neofita (F1,F2,F3,F4,F5,F6,F7). 

Insomma, seppur ritengo che si tratti di un software di tutto rispetto mi rendo sempre più conto che ci sono un bel po’ di funzionalità che non avevamo e che invece abbiamo adesso che hanno letteralmente cambiato il nostro modo di lavorare.

Slope, la mia scelta dopo Hotel 2000

L’arrivo di Slope è stato un po’ come il compagno all’università che mi dice di mettere in soffitta il walkman con lettore cd e mi dice di passare all’mp3. 

Con gli altri colleghi in reception ci siamo subito detti: “Wow, questo è il futuro, ogni pezzo è al posto giusto”. 

Perché dico questo? 

1. É un gestionale tutto in uno, quindi in un unico software hai pms, booking engine, channel manager, invio preventivi ed archivio clienti, check-in online, integrazione stampante fiscale e firma della privacy policy.
   Un gestionale tutto in uno ti evita i problemi di sincronizzazione di ogni tipo
2. É cloud, quindi non c’è bisogno del server con tutte le preoccupazione che ne derivano (virus, perdita dati e compagnia bella). 
3. É pensato bene! Tanti piccoli dettagli che fanno la differenza e dimostrano che il software è stato pensato per coloro che lavorano in hotel. 

Seguendo il blog di Slope ed i loro contenuti su YouTube emerge un nuovo approccio e modo di fare software per l’ospitalità.

Le regole del gioco sono cambiate e come direttori e albergatori dobbiamo stare al passo, studiando e aggiornandoci per rimanere a galla in questo mercato che è sempre più difficile e agguerrito.