Negli ultimi mesi ho speso molto tempo alla ricerca di un nuovo software gestionale hotel per il nostro albergo con l’obiettivo di pensionare l’ormai vecchiotto Hotel2000 che dopo anni di servizio ha raggiunto la fine della sua vita.
Addio al software Hotel 2000, compagno di mille avventure!
Così dopo anni di onorato servizio è arrivato il tempo di rottamare lo storico software Hotel 2000.
Ne abbiamo passate e viste tante vecchio mio, prenotazioni, no show, ricevute, tassa di soggiorno ed aggiornamenti, ma ora è arrivato il momento di dirci addio.
Gestionale hotel, come sceglierlo?
Bando alle ciance, in questo articolo volevo riportare le considerazioni che io ed i colleghi abbiamo fatto prima di arrivare alla conclusione e alla scelta di quello che secondo noi è il miglior software gestionale hotel attualmente sul mercato.
Premessa importante:
Ogni hotel fa storia a sé in quanto ha le sue esigenze e modalità di lavoro.
La scelta del software PMS è dettata anche dalla caratteristiche dell’hotel.
La soluzione informatica che funziona per una struttura come la nostra (che ha 80 camere, sale convegni e un ristorante) non è detto che funzioni per un agriturismo di 10 camere o una mega struttura da 300 camere o una struttura alberghiera di catena.
La voglia di scrivere questo articolo mi è venuta perché so bene che scegliere di cambiare il PMS è una cosa che spaventa e che va fatta con attenzione.
Non si cambia il gestionale una volta all’anno, bisogna fare una scelta ben pensata e poi rimanere con quella (salvo casi eccezionali ovviamente).
Vorrei quindi darvi una mano raccontando ai miei lettori le considerazioni che abbiamo fatto durante la scelta.
Come prima cosa mi sono messo alla ricerca online per capire che cosa offre il mercato di nuovo.
Cloud oppure on-premise?
Per noi i vincoli “tecnologici” fondamentali per la scelta del gestionale erano:
- software assolutamente cloud
- gestionale accessibile senza dover installare programmi sul computer
- funzionare anche sul Mac (in reception abbiamo due iMac della Apple)
- funzionare su smartphone tramite app (iphone, Samsung, Huawei, ecc)
Funzionalità del gestionale hotel
Oltre ai requisiti “tecnici” ci siamo imposti anche dei must in termini di funzionalità che non potevano mancare:
- PMS per gestire planning, istat, portale alloggiati, tassa soggiorno, prezzi ecc
- Channel manager a 2 vie (che includesse anche i metamotori Google Hotel Ads e Trivago)
- integrazione la funzione CRM di invio preventivi (oppure meglio ancora averla inclusa nel gestionale)
- booking engine connettibile con il sito fatto in WordPress
- check in online per il cliente (post Covid è aumentata la richiesta!)
- supporto per la PSD2
- integrazione con la stampante fiscale (noi abbiamo 2 Epson)
- gestione delle sale meeting
- collegamento con l’attuale software per il ristorante che già abbiamo e che non cambiamo per il momento
Assistenza e supporto forniti dal gestionale hotel
Ma soprattutto per noi è importante l’assistenza telefonica post vendita e formazione per tutti i colleghi (io posso anche leggermi anche il manuale del software, ma è importante che tutti in hotel sappiano usare bene il gestionale).
Guida alla scelta
Quindi dopo una prima ricerca e scrematura fatta sia sulla base dei requisiti “tecnologici” e “funzionalità” elencate sopra, avevo individuato questi software:
| Software gestionale per hotel | Cloud | Usabilità | Completezza funzioni | Assistenza |
| Slope | x | x | x | x |
| Mews | x | x | ||
| WuBook | x | |||
| CloudBeds | x | x | x | |
| 5Stelle | x | x |
Vi risparmio la tabellina che avevo redatto prima ancora di questa, il primo listone includeva anche altri software (erano 11 mi pare), ma che per un motivo o per l’altro non avevano i presupposti tecnici per fare al caso nostro.
Vi riporto le principali impressioni che abbiamo avuto di ciascun gestionale hotel.
Ovviamente dando per ciascuno un’idea generale dei pro e contro senza entrare però troppo nel dettaglio.
Mews
Mews è un software gestionale molto interessante, esteticamente è molto bello ed hanno un approccio “aperto” e il loro PMS è collegabile con un sacco di altri software (metto a disposizione uno store di applicazioni).
Mews mi è piaciuto ma non l’ho trovato pronto per il nostro mercato italiano.
L’assistenza è solo in inglese e tramite chat e ad oggi NON sono presenti gli adeguamenti necessari per l’Italia (fattura elettronica, segnalazione istat, polizia e così via).
Cloud Beds
Un problema molto simile l’ho riscontrato anche con CloudBeds che è anche questo un prodotto completo (si vede che è sul mercato da molti anni!) ma che mi è sembrato acerbo per il mercato italiano.
Inoltre Cloud Beds non era collegabile con il nostro attuale software per il ristorante e questo è stato un ulteriore problema.
Gli altri 3 software WuBook, Slope e 5Stelle sono tutti software made in Italy.
Quindi sembrano molto veloci a recepire le nuove normative e adeguamenti italiani.
5Stelle
5Stelle non aveva particolari problemi in termini di funzionalità mancanti per il nostro caso pratico, il software è collegabile con molti software esterni e questo è sicuramente un plus (tra cui il nostro software risto), ma l’interfaccia grafica è un po’ ostica e poco moderna inoltre mi è sembrato poco intuitivo, un po’ macchinoso diciamo.
Altra limitazione è che è necessario installare un programma sul computer per far accedere al gestionale anche se poi il gestionale è cloud.
WuBook
WuBook ha dalla sua parte sicuramente un prezzo molto accattivante, ma il PMS è un software molto importante per la gestione dell’hotel e non è lì che cerco di risparmiare qualche centinaio di euro.
A livello di funzionalità abbiano trovato alcune carenze in termini di funzioni che non fanno sembrare WuBook un software adatto per un hotel delle nostre dimensioni e con le nostre esigenze. Si accede con il browser e l’usabilità delle funzioni ci è sembrata buona, tuttavia a tratti limitata.
Slope
Il software che più ci è piaciuto è invece Slope.
Un prodotto che mi permetto di definire (senza nulla togliere a nessuno) una vera svolta.
La grafica è fresca e intuitiva ed ha tutte le funzioni che ci si aspettano da un PMS.
La funzionalità di creazione dei preventivi di soggiorno è integrata nel software gestionale ed è veramente ben fatta (assolutamente nulla da invidiare a software che fanno solo da CRM).
Ottimo anche il channel manager che è certificato Google e che permette di creare campagne Hotel Ads senza intermediari direttamente dal nostro account Google Ads.
Anche in termini di prezzo abbiamo trovato Slope conveniente perchè integrando tutte le funzionalità (booking, channel, preventivi, firma privacy etc…) non c’è bisogno di comprare software esterni.
Se devo trovare qualche difetto devo dire che l’applicazione governanti può essere migliorata un po’.
Dopo aver acquistato Slope siamo partiti con la configurazione dell’account (tutto svolto da loro) e alla formazione del personale.
Quindi per noi Slope è stato scelto come il software gestionale hotel definitivo, un gran bel prodotto che sta sul pezzo e che siamo sicuri ci metterà nelle condizioni di lavorare bene in questo 2021 (covid permettendo!)
Conclusioni
Vi aggiornerò prossimamente sugli sviluppo dell’utilizzo del nostro “campione dei gestionali”.
Buona scelta di software gestionale a tutti, e mi raccomando scegliete un software che vi semplifichi la vita, il lavoro e vi ottimizza le vendite, il PMS è troppo importante per scendere a compromessi, soprattutto di prezzo.
Mi chiamo Roberto, lavoro come receptionist e sono da sempre appassionato di ospitalità ma anche di tecnologia e software, un po’ nerd.
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