Ciao a tutti, in questo articolo vi racconterò la giornata tipo di un receptionist, ovvero la routine ed i compiti che accompagnano quotidianamente il lavoro di un receptionist.
Spero possa essere utile per coloro che si stanno approcciando a questo lavoro.
Turni, orari e consegne
La maggior parte dei professionisti dell’ospitalità inizia la propria carriera in posizioni di receptionist.
La maggior parte degli addetti alla reception dell’hotel arriva con 15 minuti di anticipo per i propri turni per esaminare la consegna e tutti gli elementi in sospeso o importanti del turno precedente.
Le richieste urgenti vengono immediatamente indirizzate prima di passare alle attività di contabilità e alla revisione di check-in e check-out.
Il resto della giornata coinvolgerà attività come:
- l’assegnazione di camere,
- l’elaborazione di nuove prenotazioni,
- la gestione di reclami,
- check-in e check-out come e quando necessario.
Nessuna sorpresa fin qui: ci sono molte responsabilità.
Ma quale di questi compiti è più essenziale per un receptionist?
Lista dei compiti da svolgere in reception e come organizzarsi
Check-in e check-out degli ospiti
Questo è in cima alla lista semplicemente perché è l’attività più comune in cui ti impegnerai. La salute dell’hotel dipende in gran parte dagli ospiti felici che vengono a visitare il tuo hotel più e più volte. Quindi il tuo compito è garantire che questo processo funzioni senza intoppi e che gli ospiti vogliano tornare, poiché sono di vitale importanza.
Preparati nel caso di check-in di grandi gruppi
Che si tratti di un’azienda che prenota una conferenza, di una festa di matrimonio che blocca un’intera ala dell’hotel o di un gruppo della terza età, devi essere preparato a assistere i gruppi numerosi che effettuano il check-in in più stanze contemporaneamente.
Al loro arrivo ti consiglio di identificare subito il capogruppo, così da spiegargli subito:
- dove far sistemare il gruppo nella hall per non intralciare gli altri ospiti
- richiesta dei documenti per registrazione ospiti
- consegna chiavi ed assegnazione alloggi
- informazioni generali su orari di colazione e sala ristorante
Organizzare Schedine Alloggiati (PS), Istat e Tassa di soggiorno
Grazie al tuo software, ricordati di inserire correttamente i dati degli ospiti così da poter assolvere ai cazzosi doveri burocratici e legali come Portale Alloggiati (schedine per polizia di stato), ISTAT (questa varia da regione in regione) e la tassa di soggiorno se è presente nel tuo Comune.
Lavorare con i report
Il tuo hotel raccoglie dati per molti motivi, non per il semplice gusto di farlo.
Rivedi i report del tuo turno precedente e quelli che sono arrivati da allora e sarai pronto per tutto ciò che ti capita. Il report sulle partenze ti consentirà di controllare gli ospiti e capire cosa è stato pagato e cosa non è stato pagato da questi ospiti. Preparati per i check-in, soprattutto quelli che arrivano con richieste speciali, nel rapporto degli arrivi.
Inserimento di dati e comunicazione al team
Il buon funzionamento delle varie attività quotidiane dipende dalla comunicazione e dalla gestione delle informazioni.
Ci sono molte cose di cui tenere traccia per garantire che la tua prima priorità, il servizio clienti, venga eseguita in modo impeccabile. Archiviare e trasmettere informazioni ai colleghi e ad altri reparti è fondamentale quando si offre un servizio clienti eccezionale.
Rispondere a domande generali degli ospiti
Questo è essenziale perché dà ai tuoi ospiti un senso di comfort e sicurezza durante il loro soggiorno.
Cerca di rispondere ai loro quesiti in modo rapido, efficiente e cortese per offrire il miglior servizio possibile.
Collaborare con le governanti e tutto l’housekeeping
Mantenere linee di comunicazione aperte con i colleghi dell’housekeeping è della massima importanza.
Lavorare i in tandem con il personale delle pulizie per garantire il comfort degli ospiti, comprese richieste speciali come lenzuola in seta, letti extra, arrivi anticipati, traslochi e upgrade di camera e molto altro ancora.
Coccola gli ospiti che ritornano
Alcuni ospiti diventano “clienti abituali“, tornando al tuo hotel ancora e ancora. Oltre che essere una fonte di revenue non indifferente, molti di questi clienti vedono l’hotel come una “casa lontano da casa“.
È responsabilità del receptionist mantenere questi standard elevati, offrendo a questi ospiti il livello di supporto superiore che si aspettano.
Per loro non escludete upsell!
Stare dietro agli ospiti “fidelizzati” può richiedere più tempo ed energia per prepararsi alle loro visite, ma ne vale la pena!
Gestire i report finanziari
Le responsabilità finanziarie non sono sempre il lavoro dell’addetto alla reception dell’hotel, ma poiché nelle grandi realtà si parte di un team più ampio, dovrai rimanere aggiornato sui dettagli, dei fogli di calcolo e alla correzione e stampa delle fatture.
Organizza documenti finanziari, comprese fatture elettroniche, ricevute di pagamento e distinte di registrazione, in modo che siano facili da trovare e prontamente disponibili per chi lavora quando non sei presente.
Cerca di essere un receptionist preparato e flessibile
Questo componente vitale dovrebbe, forse, andare più in alto nell’elenco, ma si trova più in basso semplicemente perché si applica a tutte le funzioni di cui sopra. In tutto ciò che fai, devi essere pronto a cambiare rotta e trovare modi per trasformare i disastri in opportunità.
Nel settore dell’ospitalità, sei il volto dell’azienda.
In quanto receptionist, sei fondamentale per la funzionalità e il successo dell’hotel.
Quando fai questo lavoro non dimenticare mai che sei il primo volto che i clienti vedono quando arrivano in struttura.
In tutto ciò mostra al tuo datore di lavoro che sei all’altezza della sfida.
Mi chiamo Roberto, lavoro come receptionist e sono da sempre appassionato di ospitalità ma anche di tecnologia e software, un po’ nerd.
Inviami i tuoi racconti e disavventure in reception scrivendo a info@storiedireception.com
