Chi lavora in reception lo sa bene: tra un check-in, una richiesta di cambio cuscino e il telefono che squilla, c’è sempre lei a tenerci compagnia, la burocrazia. Tra gli adempimenti quotidiani più delicati c’è la comunicazione delle generalità degli ospiti al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato e, subito dopo, la gestione corretta delle schedine alloggiati pdf, un aspetto spesso sottovalutato ma fondamentale.
Tuttavia, il nostro lavoro non finisce nel momento in cui clicchiamo “Invia”.
Esiste un obbligo successivo, spesso sottovalutato, che se ignorato può portare a sanzioni spiacevoli: la conservazione delle ricevute schedine alloggiati pdf.
Vediamo insieme cosa dice la normativa e come semplificarci la vita con un tool gratuito che ho scoperto navigando sul web.
Secondo la normativa vigente, dopo aver trasmesso i dati, il Portale Alloggiati rilascia una ricevuta digitale con firma elettronica e QR code. Questa ricevuta è l’unica prova che avete adempiuto all’obbligo di pubblica sicurezza.
La regola d’oro da ricordare è questa: le ricevute devono essere conservate in formato digitale per 5 anni.
Qui però sorge il problema tecnico (e la trappola per noi receptionist). Sebbene l’obbligo sia di 5 anni, il Portale Alloggiati Web mantiene le ricevute disponibili per il download soltanto per 30 giorni.
Trascorsi questi 30 giorni, il sistema le sovrascrive e non sono più recuperabili. Questo ci costringe a una routine manuale e pericolosa: ricordarsi ogni settimana di scaricare i PDF e archiviarli sul computer.
Basta una dimenticanza in alta stagione e puffffff, la ricevuta è persa.
Per fortuna, la tecnologia ci viene incontro per evitare errori manuali. Esiste uno strumento, sviluppato da Slope, che è completamente gratuito (sì, anche per chi non usa il loro gestionale).
Si tratta di un’estensione per il browser GOOGLE CHROME chiamata “Scaricatore Ricevute Schedine Alloggiati“. In pratica, fa il “lavoro sporco” al posto tuo, scaricando e archiviando le ricevute.
Per capire quanto è semplice, guarda questo video di 30 secondi che ti mostra il funzionamento.
Non serve essere dei tecnici informatici per usarla. Ecco i passaggi rapidi per mettersi in regola e dormire sonni tranquilli:
Il sistema scaricherà un unico file .zip con tutte le ricevute già divise per giorno in PDF.
L’errore umano in reception è sempre dietro l’angolo, specialmente quando siamo sotto pressione.
Utilizzare strumenti gratuiti come questo ci permette di toglierci un pensiero e dedicarci a ciò che conta davvero: il sorriso del cliente che abbiamo davanti (anche se talvolta ci fa disperare un po’ eheh)
Ciao e buon lavoro!
Mi chiamo Roberto, lavoro come receptionist e sono da sempre appassionato di ospitalità ma anche di tecnologia e software, un po’ nerd.
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