Lavoro in reception da anni e, come molti di voi, per molto tempo ho gestito i check-in chiedendo “mi lascia un documento” e facendo fotocopie su fotocopie nei momenti liberi, ignorando sempre app o strumenti come uno scanner documenti hotel.
Carta d’identità, passaporto, patente. Tutto finiva in una cartella, in un cassetto, o peggio ancora in un file condiviso senza troppe precauzioni.
Funzionava. O almeno sembrava funzionare.
Poi ho letto questa nota del Garante della Privacy ed è stato lì che ho avuto la certezza che il problema non era la fretta o la distrazione, ma il processo stesso.
In hotel la fotocopia del documento è sempre stata una prassi consolidata. La facevamo per abitudine, per sicurezza, perché “si è sempre fatto così“. Ma la verità è che oggi quella fotocopia è un problema legale enorme.
Il GDPR è chiarissimo: non puoi conservare copie di documenti se non hai una base giuridica solida. E no, “me lo ha chiesto il cliente” o “serve per sicurezza” non sono basi giuridiche valide.
Il punto è che molti hotel continuano a fotocopiare documenti, a conservarli in reception, a mandarli via Whatsapp. E ogni volta che lo fanno, rischiano sanzioni pesanti.
Da receptionist questa cosa la senti sulla pelle, perché sei tu in prima linea quando arriva un controllo o quando un ospite ti chiede “ma voi dove conservate i miei dati?”.
Il vero campanello d’allarme è stata una formazione sulla privacy organizzata dal nostro consulente.
Ci ha spiegato che ogni fotocopia inutile è una potenziale violazione, che conservare documenti senza un motivo legittimo ci espone a sanzioni, che la Questura non ha mai chiesto “copie” ma solo “comunicazione degli alloggiati”.
Da lì abbiamo iniziato a cercare una soluzione tecnologica che fosse conforme, più veloce per noi e meno invasiva per gli ospiti.
Ed è qui che insieme ai colleghi abbiamo integrato nel PMS, la soluzione iD Scan di Slope, lo scanner documenti hotel che ha cambiato completamente il nostro modo di lavorare.
Quando arriva un ospite al check-in, non chiedo più “mi lascia il documento per una fotocopia”. Gli chiedo semplicemente di darmi il documento e succede questo.
In meno di 5 secondi ho inserito tutte le informazioni del documento all’interno del gestionale e sono pronte per essere inviate al Portale Alloggiati.
Nessuna fotocopia cartacea, nessun file salvato sul desktop, nessun documento lasciato in giro
In reception vediamo solo che:
Non conserviamo fotocopie inutili, non corriamo rischi legali, non perdiamo tempo a ricopiare dati a mano.
All’inizio la paura più grande era: “E se il sistema si blocca? E se l’ospite non vuole far scansionare il documento?”
La risposta è stata più semplice del previsto.
Lo scanner documenti hotel funziona anche offline, l’acquisizione è istantanea e gli ospiti lo trovano molto più rassicurante di una fotocopia che finisce chissà dove. Anzi, molti ci hanno fatto i complimenti per la modernità e la trasparenza.
La differenza enorme è che, in caso di controllo, non sei più in difetto. I documenti sono archiviati correttamente, cifrati, tracciati, con log di accesso. E questo cambia completamente il livello di conformità dell’hotel.
Insomma, il tanto temuto GDPR ci ha tolto una cattiva abitudine e ci ha spinto verso strumenti più adatti al nostro lavoro reale.
Mi chiamo Roberto, lavoro come receptionist e sono da sempre appassionato di ospitalità ma anche di tecnologia e software, un po’ nerd.
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