Come gestire un B&B, la mini guida

Gestire un B&B può essere un’esperienza entusiasmante e redditizia, ma richiede una buona organizzazione e conoscenza del settore.

Anche se questo blog è dedicato ad albergatori e receptionist, questa guida è pensata per chi si sta affacciando a questo mondo dei bed and breakfast, magari dopo esperienze in hotel o in altre attività legate all’accoglienza.

Ecco alcuni aspetti fondamentali da considerare che spero possano essere un’utile checklist da smarcare se state iniziando la vostra nuova avventura nel mondo dei B&B.

1. Business Plan su come gestire un B&B

Prima di aprire un B&B, è fondamentale avere un piano chiaro.

Il Business Plan aiuta a definire e a fare chiarezza su alcuni aspetti che sembrano chiari ma che spesso non lo sono. Ne vado ad elencare alcuni senza entrare nello specifico:

• I costi iniziali (ristrutturazione, arredamento, attrezzature…)
• Le previsioni di guadagno e spese fisse (utenze, manutenzione, pulizie…)
• La strategia di pricing per massimizzare le entrate
• Il target di clientela (turisti, lavoratori, coppie, famiglie…)

Target di clientela del B&B

Il target di clientela (turisti, lavoratori, coppie, famiglie) è uno degli aspetti che vorrei analizzare con attenzione.

Il pubblico a cui rivolgersi può variare a seconda della posizione e dei servizi offerti e si divide principalmente in business, leisure con una distinzione tra coppie e famiglie.

Lavoratori: Un B&B vicino a centri direzionali o zone industriali può attrarre professionisti in trasferta. Offrire Wi-Fi veloce, colazione anticipata e spazi per lavorare (come una piccola area coworking) può essere un grande vantaggio.

Coppie: Se si punta a un target romantico, camere curate, pacchetti speciali e ambienti rilassanti possono essere elementi distintivi.

Famiglie: Spazi ampi, servizi per bambini e colazioni adatte ai più piccoli aiutano ad attrarre questo segmento di clientela. (Questo a mia esperienza in hotel è uno dei target più difficili da soddisfare).

2. Aspetti legislativi da valutare all’apertura di un Bed and Breakfast

Aprire un B&B comporta obblighi burocratici che variano in base alla regione.

Alcuni punti da verificare insieme al vostro commercialista di fiducia possono essere:

• Autorizzazioni: Registrazione alla Camera di Commercio e SCIA al Comune
• Regolamenti locali: Verificare norme su metratura minima delle stanze e servizi obbligatori
• Fisco: Dichiarazione dei redditi e versamento della tassa di soggiorno (se prevista)
• Sicurezza: Rispetto delle normative antincendio e certificazioni per impianti

3. Marketing e promozione B&B (sito web, Google e social)

Avere un B&B ben gestito non basta, bisogna anche farlo conoscere e questo secondo me è uno degli aspetti più divertenti e che possono regalarvi più soddisfazioni. Questo perché se gli aspetti legislativi sono fondamentali, ma molto più “noiosi”, la parte del marketing e la promozione vi permetterà di toccare con mano e capire come e se sta crescendo la vostra struttura.

Il sito web è la vostra vetrina, investiteci!

Avere un proprio sito web con foto, informazioni e contatti vi aiuterà a rafforzare la vostra identità. Ricordatevi sempre che il sito web è il vostro biglietto da visita, la vetrina virtuale da cui partire per qualsiasi tipo di promozione.

Non sottovalutate la scheda Profilo Attività di Google

Importantissima è anche la creazione della scheda Profilo Attività (ex Google My Business) che vi permetterà di essere localizzati su Google Maps ed, in futuro, di creare campagne con Google Hotel Ads.

Quali social scegliere? Instagram, Facebook o TikTok?

Lato social network su cui investire se avete poco tempo e poco budget il mio consiglio è di puntare su Instagram perché ha una buona visibilità a livello organico di contenuti. Qui trovate alcuni profili a cui ispirarsi se avete una struttura ricettiva.

Facebook non è più il social di 10 anni fa ed è sempre più business to business con una scarsa efficacia nei post che non sono sponsorizzati.

TikTok è in crescita, ma non lo trovo utile nell’immediato per chi sta aprendo e deve gestire un B&B.

4. Software gestionali

Tutti sanno quanto io ami la tecnologia. Ho scritto diversi articoli sui software per hotel, ma anche sui CRM e sulle chiavi elettroniche.

Per evitare confusione e sovrapposizioni di prenotazioni, è sconsigliato l’uso di Excel.

Il mio consiglio è quello di affidarsi a un PMS (Property Management System) con Channel Manager che si sincronizzi con i canali di vendita (OTA) come Booking.com o Airbnb.

Un PMS con channel manager integrato vi permetterà di gestire la registrazione degli ospiti per la PS (schedine alloggiati), l’ISTAT e vi darà accesso ad un planning dove si sincronizzeranno in automatico le prenotazioni provenienti dai diversi canali.

Alcuni software italiani consigliati sono:

• Octorate
• Wubook

5. Quali canali OTA scegliere se si sta aprendo un B&B

Anche se tutti storcono il naso quando si parla di vendere su canali come Booking o Airbnb per via delle elevate commissioni, non se ne può proprio fare a meno, specialmente se stiamo aprendo un B&B.

Il mio consiglio è di iniziare con POCHI CANALI e di non farsi prendere dalla mania di voler essere ovunque.

Le più indicate per un B&B sono:

• Booking.com: Ampia visibilità ma commissioni elevate
• Airbnb: Perfetto per chi offre un’esperienza più personalizzata
• Bed-and-Breakfast.it: Un canale dedicato specificamente a questa tipologia di struttura.

6. Strategie di pricing per Bed and Breakfast, alcuni consigli

Stabilire il giusto prezzo per le camere è essenziale per garantire sostenibilità e profitti.

In alta stagione, impostare un soggiorno minimo di due notti permette di ridurre il numero di cambi biancheria e abbattere i costi operativi, garantendo al contempo un’occupazione più ottimale.

Un’altra strategia efficace è adottare tariffe dinamiche, regolando i prezzi in base alla domanda e al periodo dell’anno. Nei momenti di maggiore richiesta, è possibile aumentare le tariffe per massimizzare i guadagni, mentre nei periodi più tranquilli si possono introdurre promozioni mirate senza svendere il proprio servizio. Offrire sconti su soggiorni più lunghi può incentivare i clienti a prenotare più notti, migliorando l’occupazione senza svalutare il valore della struttura.

Quando le prenotazioni scarseggiano, la tentazione di abbassare drasticamente i prezzi può essere forte, ma svendere la propria struttura non è mai una buona strategia. Una politica di prezzi troppo bassi rischia di attirare un target di clientela non in linea con la qualità del servizio offerto e può danneggiare l’immagine della struttura nel lungo termine. Meglio investire in visibilità e migliorare l’esperienza dell’ospite per aumentare le recensioni positive e il passaparola, piuttosto che svalutare il proprio lavoro con prezzi eccessivamente ribassati.

Conclusioni su come gestire B&B

Spero che questi punti possano esservi d’aiuto ed ispirarvi nell’apertura e nella gestione del vostro Bed and Breakfast, ovviamente rimango a disposizione per dubbi e domande che possono emergere.

Buon lavoro ed auguri per il vostro B&B.