Migliori software CRM per preventivi hotel

CRM è l’acronimo di Customer Relationship Manager, ossia un software in grado di gestire i propri clienti che hanno già soggiornato in struttura ed i clienti potenziali che hanno richiesto solo un preventivo.

Nel contesto alberghiero questo strumento è molto utile (per non dire fondamentale) sia per una accurata gestione dello storico dei clienti ma soprattutto per gestire ed ottimizzare la comunicazione con i nuovi potenziali clienti (invio di preventivi di soggiorno).

Specialmente nei periodi che anticipano l’alta stagione io ed il mio team che lavora al booking ci troviamo ad inviare centinaia di preventivi di soggiorno ogni mese a potenziali clienti che avanzano le richieste più disparate.

Ciascun preventivo che andiamo a formulare richiede tempo per essere preparato senza errori e in maniera esteticamente convincente.

Questo preventivo viene poi inviato quasi sempre tramite email al cliente (o di recente anche tramite WhatsApp).

I problemi di creare un preventivo “a mano” tramite email

Questo approccio manuale di creazione di un preventivo di soggiorno è sicuramente molto personalizzato ma ci siamo resi conto che:

• richiede tempo
• c’è il rischio di errore
• non riusciamo a creare un preventivo che si presenta veramente bene e che valorizzi la proposta e l’hotel
• non sappiamo se il potenziale cliente ha aperto o meno il preventivo
• non abbiamo modo di inviare automaticamente email di reminder

Quindi l’approccio che abbiamo seguito fino alla scorsa stagione consisteva nel creare un’offerta in PDF partendo da un modello che abbiamo in word. Questo modello viene aggiornato con la richiesta del cliente, viene salvato in PDF e poi inviato tramite email (ogni email viene invita richiedendo la conferma di lettura).

L’addetto al booking aveva poi il compito di salvare in un file excel tutti i preventivi inviati riportando il nominativo del richiedente, le date del soggiorno e i recapiti.

Questo approccio “funziona”, nel senso che inviamo un preventivo che si presenta bene (il template word ce l’ha preparato un grafico che ha realizzato anche le brochure dell’hotel).

La ricerca di un software CRM per i preventivi:

Ci siamo guardati quindi intorno alla ricerca di un CRM in grado di creare preventivi in maniera veloce e accattivante per il cliente finale e in questo articolo volevo riassumervi le principali soluzioni che abbiamo valutato con alcuni pro e contro di ciascuna.

Reguest

Reguest è una soluzione interessante perchè permette di creare preventivi belli, l’estetica è curata e l’esperienza utente abbastanza intuitiva.

Affinché un CRM come Reguest funzioni al meglio è necessario assicurarsi però che questo strumento sia collegato con il vostro software gestionale così fare in modo che le prenotazioni vengano scaricate sul software di gestione.

Reguest è sembrata una soluzione adatta per inviare preventivi principalmente leisure.
Sito Reguest

Quoto

Oltre alla possibilità di inviare preventivi per il soggiorno Quoto permette di comunicare via chat con i clienti e creare ed inviare email in automatico (auguri compleanno, pro-memoria, invito alla recensione etc…).

Quoto include anche la funzionalità “Customer Satisfaction” limitando la possibilità di ottenere recensioni negative.

(Per la questione recensioni, consiglio la lettura dell’articolo dedicato a Qualitando)

Similmente a Reguest ha bisogno di essere connesso al vostro software gestionale per operare in maniera tale da semplificare il vostro lavoro.
Sito Quoto

Slope

Slope è un po’ diverso dagli altri che abbiamo elencato, la funzionalità di invio preventivi è infatti inclusa nel software gestionale e questo offre un grande vantaggio in termini di integrazione (che è nativa e quindi istantanea e senza sbavature).

Notevoli sono le funzionalità di marketing automation e la possibilità di creare preventivi anche per gruppi con decine di camere (quindi non solo preventivi per singoli).

Il CRM Slope non può essere usato con un altro gestionale alberghiero, tuttavia il ventaglio di funzionalità del software preventivi Slope è molto completo.
Sito Slope

WebHotel

E’ un prodotto sicuramente molto adatto a strutture che operano nella zona della riviera, ottima la flessibilità del software.

Il punto di forza di WebHotel è la possibilità di creare preventivi in maniera molto celere, integra la funzione di newsletter e remarketing.
Sito WebHotel

Quale CRM alberghiero scegliere?

Queste sono le soluzioni CRM che abbiamo analizzato e valutato, lascio a voi la valutazione di quale software può fare al caso vostro, tuttavia quello che vi suggerisco di valutare quando scegliete un software per i preventivi è di:

1. essere perfettamente collegato con il vostro gestionale (scarico di prenotazioni, aggiornamento dei prezzi, restrizioni e disponibilità)
2. avere una reportistica facilmente consultabile
3. integrare strumenti di automazione degli invii di followup
4. essere personalizzabile in termini di stile e tema di ogni preventivo
5. il preventivo non deve essere presentato nel corpo dell’email ma deve avere visualizzabile tramite un mini sito dedicato a ciascun preventivo

Un buon software per i preventivi può fare sicuramente la differenza nel fatturato del vostro hotel.

Se non lo avete già fatto è decisamente ora di acquistare uno!